Werkwijze visitaties

Procorp werkt op basis van een onderzoeksmethode, uiteengezet in ons Kwaliteits¬handboek.
Onze werkwijze is op een efficiënte wijze ingericht en sluit geheel aan bij de vastgestelde visitatiemethodiek van SVWN.

Om tot een gedragen oordeel te komen, zijn de volgende drie stappen van groot belang:
1. Diepgaande deskresearch;
2. Goed voorbereide interviews;
3. Toets van het rapport door uw corporatie.

Onze opbouw van een maatschappelijke visitatie omvat de volgende stappen:

1. Startgesprek

Met de directeur-bestuurder, de raad van commissarissen, het managementteam, de interne projectleider (of in een andere samenstelling) en de secretaris vindt een gesprek plaats over de inhoud, de aanpak, het proces van de visitatie. Tijdens dit gesprek kan de corporatie tevens aangeven waar wat hen betreft de accenten van de visitatie moeten liggen. Voorts zal tussen de projectleider en de secretaris van de commissie gesproken worden over het verzamelen van de benodigde informatie en documenten, het plannen van de interviews etc. Daarnaast wordt vastgesteld welke externe belanghebbenden uitgenodigd worden voor een visitatiegesprek. De volgende belanghebbenden – niet limitatief en in nader overleg te bepalen – kunnen worden uitgenodigd:

• Huurdersorganisaties;
• Gemeentes;
• Bewonerscommissies;
• Vertegenwoordigers van collega-corporaties;
• Overige – voor uw corporatie – belangrijke belanghebbenden.

Vervolgens vinden in ieder geval gesprekken plaats met:

• Directeur-bestuurder;
• Raad van Commissarissen of een delegatie hiervan;
• Leden Managementteam;
• Gebiedsregisseurs;
• Ondernemingsraad.

2. Het verzamelen van schriftelijke documentatie en deskresearch door visitatiecommissie

• Voor een maatschappelijke visitatie is door de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) een lijst van documenten opgesteld, de Checklist basisinformatie corporatie, die u als bijlage bij deze offerte aantreft. In samenspraak met de corporatie verzamelen wij deze documenten, waarna het materiaal bestudeerd wordt door de visitatiecommissie. Alle documenten kunt u elektronisch aanleveren in een standaardformaat (PDF, Word, Excel).
  Veel van de benodigde documenten zijn overigens al op uw website aanwezig, zodat het verzamelen door de corporatie een stuk wordt vereenvoudigd.
• Het positionpaper dat dient te worden opgesteld door de directeur-bestuurder. Daarin geeft de bestuurder in maximaal drie pagina’s aan wat de missie en doelen zijn van de corporatie, waar ze nu staat, welke prestaties niet zijn opgenomen in de prestatieafspraken – maar toch relevant voor de beoordeling van het maatschappelijk functioneren -, en waar de bestuurder (nog niet) tevreden over is. Ook een korte SWOT-analyse kan worden opgenomen. De visitatiecommissie gebruikt dit bij de beoordeling van de documenten en in de visitatiegesprekken.

3. Enquête voor de belanghebbenden

De belanghebbenden, waarmee gesprekken worden gevoerd, krijgen een enquête toegestuurd met het verzoek om deze voor het interview – digitaal – terug te sturen. De beantwoording van de vragen dienen, naast de vragen die uit de deskresearch naar voren zijn gekomen, als uitgangspositie voor het interview.

De enquête houdt de onderwerpen van de prestatieafspraken aan, het invullen kost de belanghebbenden een paar minuten. Op deze manier houden we de tijdsinspanning beperkt, terwijl we toch veel informatie vergaren die ons in staat stelt om dieper te gaan tijdens de interviews.

Procorp doet een aanzet voor de vragen van de enquête op, deze bespreken we vervolgens met u. op dat moment is er ook gelegenheid om vragen of onderwerpen toe te voegen. We kunnen ons voorstellen dat we in uw geval ook vragen opnemen over hoe de samenwerking bevalt en hoe belanghebbenden de diensterverlening ervaren.

In overleg tussen de corporatie en Procorp worden ter voorbereiding op de gesprekken de belanghebbenden voorzien van het positionpaper en eventueel een factsheet, die ook met de enquête worden meegestuurd.