Werkwijze visitaties

Procorp werkt op basis van een onderzoeksmethode, uiteengezet in ons Kwaliteitshandboek. 
Onze werkwijze is op een efficiënte wijze ingericht en sluit geheel aan bij de vastgestelde visitatiemethodiek van SVWN. 

Werkwijze

Om tot een gedragen oordeel te komen, zijn de volgende drie stappen van groot belang:
1. Diepgaande deskresearch;
2. Goed voorbereide gesprekken met belanghebbenden;
3. Toets van het rapport door uw corporatie. 

Onze opbouw van een maatschappelijke visitatie omvat de volgende stappen: 

1. Aanleveren van de benodigde documenten

De nieuwe methodiek 7.0 start met een position paper van de directeur-bestuurder. Dit paper gaat over: (1) de missie en doelen van de corporatie, (2) de leerpunten uit de vorige visitatie die daadwerkelijk in praktijk zijn gebracht en (3) de leervragen en verantwoordingspunten die van belang zijn in de visitatie. Daarnaast kan er een SWOT-analyse worden opgenomen in de position paper.  

De Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) heeft een lijst van documenten opgesteld voor een maatschappelijke visitatie. Samen met uw organisatie zal Procorp de benodigde informatie voor deze documenten verzamelen.  

Via een beveiligde Teams-omgeving van Procorp kunnen de documenten worden aangeleverd. Op die manier wordt informatieveiligheid in stand gehouden.  

2. Startgesprek

De visitatie start daadwerkelijk met het opstellen van een stakeholdersanalyse. Samen met de directeur-bestuurder, de raad van commissarissen (RvC), het managementteam (MT), de interne projectleider, de secretaris en de visitatiecommissie zal dit startgesprek plaatsvinden. De belangen en prioriteiten van alle belanghebbenden zullen dan op tafel worden gelegd.  

In het startgesprek zal ook de inhoud, de aanpak en het proces van de visitatie worden besproken. Het gesprek geeft voor uw organisatie de gelegenheid om aan te geven waar accenten van de maatschappelijke visitatie moeten liggen.  

Door middel van het startgesprek en de stakeholdersanalyse kunnen wij een definitieve aanpak opstellen van de visitatie.  

3. Enquête voor de belanghebbenden

Uit de eerste twee stappen volgt een conceptuele vragenlijst die de belangrijkste thema’s en onderwerpen omvat voor uw organisatie; deze vragenlijst zal met u worden doorgenomen. Op dat moment is er ook gelegenheid om vragen te stellen en/of relevante onderwerpen toe te voegen aan de vragenlijst. Vragen in de enquête kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op de relatie tussen de corporatie en haar belanghebbenden of op uitdagingen in het speelveld.  

Ter voorbereiding op de visitatiedagen worden belanghebbenden voorzien van de position paper en een factsheet, deze zal Procorp samen met u opstellen. De deelnemers van de digitale enquête worden gevraagd om de enquête ruimschoots voor de visitatiedag in te dienen. 

De uitkomsten van deze enquête en de vragen voortgekomen uit de aangeleverde informatie vormen de basis voor de visitatiedagen. 

4. Visitatiegesprekken en interviews

Visitatie interviews

Een-op-een kunnen er gesprekken gevoerd worden met de vertegenwoordigers van belangrijke netwerkpartners voor uw corporatie. Samen met u bespreken we hoeveel interviews er zullen plaatsvinden en met welke netwerkpartners deze interviews het meest waardevol zullen zijn.  

Het inzicht dat is opgedaan door middel van de enquêtes en de eerste visitatiegesprekken zal het startpunt zijn voor de visitatie interviews. Het zal een richting geven in de (hoeveelheid) onderwerpen die worden uitgevraagd in de interviews.  

De interviews geven de mogelijkheid om dieper in te gaan op bepaalde thema’s. De persoonlijke gesprekken zorgen hierdoor voor een kwalitatief beeld van hoe uw corporatie op dat moment presteert in haar maatschappelijk netwerk. Daarnaast kunnen deze gesprekken als handvatten dienen in de toekomst en bij vervolgsessies.