Werkwijze visitaties

Procorp werkt op basis van een onderzoeksmethode, uiteengezet in ons Kwaliteitshandboek.
Onze werkwijze is op een efficiënte wijze ingericht en sluit geheel aan bij de vastgestelde visitatiemethodiek van SVWN.

Werkwijze Animatie

Om tot een gedragen oordeel te komen, zijn de volgende drie stappen van groot belang:
1. Diepgaande deskresearch;
2. Goed voorbereide interviews;
3. Toets van het rapport door uw corporatie.

Onze opbouw van een maatschappelijke visitatie omvat de volgende stappen:

1. Startgesprek

Met de directeur-bestuurder, de raad van commissarissen, het managementteam, de interne projectleider (of in een andere samenstelling) en de secretaris vindt een gesprek plaats over de inhoud, de aanpak, het proces van de visitatie. Tijdens dit gesprek kan de corporatie tevens aangeven waar wat hen betreft de accenten van de visitatie moeten liggen. Voorts zal tussen de projectleider en de secretaris van de commissie gesproken worden over het verzamelen van de benodigde informatie en documenten, het plannen van de interviews etc. Daarnaast wordt vastgesteld welke externe belanghebbenden uitgenodigd worden voor een visitatiegesprek. De volgende belanghebbenden – niet limitatief en in nader overleg te bepalen – kunnen worden uitgenodigd:

Huurdersorganisaties;
Gemeentes;
Bewonerscommissies;
Vertegenwoordigers van collega-corporaties;
Overige – voor uw corporatie – belangrijke belanghebbenden.

Vervolgens vinden in ieder geval gesprekken plaats met:

Directeur-bestuurder;
Raad van Commissarissen of een delegatie hiervan;
Leden Managementteam;
Ondernemingsraad.

2. Het verzamelen van schriftelijke documentatie en deskresearch door visitatiecommissie

Voor een maatschappelijke visitatie heeft de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) een lijst van documenten opgesteld, de Checklist basisinformatie corporatie. Alle documenten kunnen elektronisch in een standaardformaat (PDF, Word, Excel) worden aangeleverd via een beveiligde Teams-omgeving van Procorp. Veel van de benodigde documenten zijn overigens al op uw website aanwezig, zodat het verzamelen door de corporatie wordt vereenvoudigd. Vervolgens wordt het materiaal bestudeerd door de visitatiecommissie.
Verder dient de directeur-bestuurder een positionpaper op te stellen. Daarin geeft de bestuurder in maximaal drie pagina’s aan wat de missie en doelen zijn van de corporatie, waar ze nu staat, welke prestaties niet zijn opgenomen in de prestatieafspraken – maar toch relevant voor de beoordeling van het maatschappelijk functioneren -, en waar de bestuurder (nog niet) tevreden over is. Ook een korte SWOT-analyse kan worden opgenomen. De visitatiecommissie gebruikt dit bij de beoordeling van de documenten en in de visitatiegesprekken. Om het opstellen van een positionpaper te vereenvoudigen, heeft Procorp hiervoor een handreiking.

3. Enquête voor de belanghebbenden

De belanghebbenden, waarmee gesprekken worden gevoerd, krijgen een enquête toegestuurd met het verzoek om deze voor het interview – digitaal ingevuld – terug te sturen. De antwoorden op de vragen dienen, naast de vragen die uit de deskresearch naar voren zijn gekomen, als uitgangspositie voor de visitatiedag.

De enquête houdt de onderwerpen van de prestatieafspraken aan. Procorp doet een aanzet voor de vragen van de enquête en bespreken deze vervolgens met u. Op dat moment is er de gelegenheid om (doelgroepgerichte) vragen of onderwerpen toe te voegen. We kunnen ons voorstellen dat we in uw geval ook vragen opnemen over hoe de samenwerking bevalt en hoe belanghebbenden de diensterverlening ervaren.

Het invullen kost de belanghebbenden een paar minuten. Op deze manier houden we de tijdsinspanning beperkt, terwijl we toch veel informatie vergaren die ons in staat stelt om er dieper op in te gaan tijdens de gesprekken met de belanghebbenden.

In overleg tussen de corporatie en Procorp worden ter voorbereiding op de gesprekken de belanghebbenden voorzien van het positionpaper en eventueel een factsheet, die ook met de enquête worden meegestuurd.

Onze specialist:

Daniël Koningen

Visitator

088 - 022 74 60 daniel.koningen@pro-corp.nl

4. Visitatiegesprekken met de visitatiecommissie

Na aanlevering van alle documenten en de ingevulde vragenlijsten voert de visitatiecommissie de deskresearch uit. Aan de hand van de deskresearch zullen in een gesprek de eerste bevindingen door de commissie worden besproken met de directeur-bestuurder. Dit is het eerste gesprek op de dag, waarop de visitatiegesprekken plaatsvinden.

Procorp hecht aan de volgorde – eerst externe belanghebbenden en daarna de interne organisatie -van gesprekken voeren, omdat de commissie in de gesprekken met de directeur-bestuurder en de leden van de raad van commissarissen al een (tweede) terugkoppeling kunnen geven van de bevindingen en de reacties van belanghebbenden uit de interviews. Vaak zijn dit de laatste 2 gesprekken op de laatste dag van de visitatie.

Procorp voert in beginsel geen groepsgesprekken met de externe belanghebbenden, maar zoveel mogelijk persoonlijke gesprekken. De ervaring leert dat met individuele gesprekken meer informatie met de commissie gedeeld kan worden en vaak dieper op de onderwerpen kan worden ingegaan.

Procorp heeft ervaren dat een gesprek met een vertegenwoordiging van medewerkers de betrokkenheid van de gehele organisatie vergroot bij het vierjaarlijkse onderzoek; de maatschappelijke visitatie.

5. Rapportage en presentatie

Nadat de vorige visitatiestappen zijn uitgevoerd, stelt de visitatiecommissie volgens de visitatiemethodiek de conceptrapportage op. Procorp zal daarbij zowel de maatschappelijke prestaties, als ook de aanbevelingen en verbeterpunten uit het vorige visitatierapport toetsen op voortgang.

We dragen er zorg voor dat het visitatierapport makkelijk leesbaar is. Bijzonder positieve bevindingen komen goed voor het voetlicht. Aandachtspunten of uitdagingen worden duidelijk gepresenteerd en in hun (volkshuisvestelijke) context geplaatst. We hechten als Procorp bijzonder belang aan het schrijven van de recensie. Dat geeft ons de vrijheid om het unieke en bijzondere van de corporatie goed voor het voetlicht te brengen. Uit onze praktijk blijkt dat dit gewaardeerd wordt omdat daarmee het DNA van de corporatie goed zichtbaar wordt en zicht geeft op de specifieke dynamiek binnen het lokale speelveld.

Het conceptrapport wordt u toegestuurd, gepresenteerd en besproken met de directeur-bestuurder en de raad van commissarissen. Na deze bespreking heeft de corporatie nog voldoende gelegenheid om het rapport kritisch door te lezen. Uw eventuele opmerkingen kunnen leiden tot aanpassingen in het rapport als er sprake is van eventuele feitelijke onjuistheden of als een nadere verduidelijking noodzakelijk blijkt.

Hierna wordt het rapport naar de SVWN gestuurd, die toetst op het correct toepassen van de visitatiemethodiek en de transparantie van de beoordeling.

6. Oplevering definitief rapport

Na het verwerken van de eventuele opmerkingen van SVWN in het rapport, wordt deze definitief gemaakt en toegestuurd aan de corporatie. De directeur-bestuurder en de raad van commissarissen formuleren gezamenlijk een inhoudelijke reactie op de beoordeling en de aanbevelingen uit het visitatierapport en wat de corporatie met de uitkomsten en verbeterpunten uit het rapport gaat doen. Dit is de bestuurlijke reactie/zienswijze volgens de visitatiemethodiek en de Woningwet 2015.

De corporatie stuurt het definitieve rapport samen met de bestuurlijke reactie/zienswijze binnen zes weken naar de Autoriteit Woningcorporaties en naar alle geraadpleegde belanghebbenden.

Procorp ontvangt ook de bestuurlijke reactie, zodat deze met het definitieve rapport wordt doorgezonden aan SVWN. SVWN plaatst vervolgens het rapport, inclusief de bestuurlijke reactie op haar website www.visitaties.nl.

De corporatie dient het definitieve rapport, inclusief de bestuurlijke reactie, ook binnen de eerdergenoemde termijn van zes weken op haar website te plaatsen. Na publicatie op uw website heeft u aan de visitatieverplichting voldaan.

De methodiek

De Methodiek Maatschappelijke Visitatie Woningcorporaties maakt het mogelijk om op een gestructureerde manier een transparant oordeel te vellen over de maatschappelijke prestaties van de corporatie in de afgelopen vier jaar. Deze beoordeling vindt plaats door de feitelijke prestaties vanuit verschillende perspectieven, afzonderlijk en in onderlinge samenhang, te beschouwen.

Deze perspectieven zijn: de externe opgaven en de ambities van de corporatie in het licht van de prestatieafspraken, de belanghebbenden en het verantwoord inzetten van haar vermogen en optimaal gebruik maken van de financiële mogelijkheden.

Tot slot omvat de visitatiemethodiek een oordeel over governance: de strategievorming en prestatiesturing van de maatschappelijke prestaties, de maatschappelijke rol van de raad van commissarissen en de externe legitimatie en verantwoording.